Hilfe

Gebäude und Wohnungen erfassen

1. Unter «Gebäude» erfassen Sie ein Gebäude mit Adresse, PLZ, Ort und Baujahr.
2. Unter «Wohnungen» oder in der Detailansicht des Gebäudes fügen Sie die Wohnungen mit Wohnungsnummer, Stockwerk, Fläche und Zimmeranzahl hinzu.
3. Die Fläche ist die Grundlage für Verteilschlüssel nach Fläche. Erfassen Sie sie deshalb genau.

Mieter und Mietverträge verwalten

1. Unter «Mieter» erfassen Sie die Mieter mit Kontaktdaten und Korrespondenzkanal (Brief oder E-Mail).
2. Unter «Mietverträge» führt Sie «Mietvertrag erfassen» in fünf Schritten durch den Vertrag: Mieter, Wohnung, Vertragsdauer, Miete und Prüfen. Mit «Zurück» und «Weiter» wechseln Sie die Schritte, ohne Eingaben zu verlieren.
3. Erst «Mietvertrag speichern» im letzten Schritt legt den Mietvertrag an. Bis dahin bleiben Ihre Eingaben als Entwurf in diesem Browser, bis Sie speichern, den Entwurf verwerfen oder sich abmelden.
4. Endet ein Mietverhältnis, tragen Sie im Mietvertrag das Vertragsende ein. Danach gilt die Wohnung wieder als leer.

Rechnungen erfassen

1. Unter «Rechnungen» erfassen Sie jede Rechnung eines Rechnungsstellers mit Datum, Betrag und Gebäude.
2. Jede Rechnung gehört zu einer Kategorie. Nur Rechnungen umlagefähiger Kategorien fliessen in die Nebenkostenabrechnungen ein.
3. Kategorien, Verteilschlüssel und Heizprofile pflegen Sie unter «Kategorien», «Verteilschlüssel» und «Heizprofile», Vorgaben wie die Abrechnungsperiode unter «Einstellungen».

Nebenkostenabrechnungen erstellen

1. Unter «Nebenkostenabrechnungen» führt Sie «Abrechnungen erstellen» in fünf Schritten: Abrechnungsperiode, Gebäude, Heizprofil und Verwaltungspauschale, Vorschau und Erstellen.
2. In der Vorschau prüfen Sie die Kosten: Dwello verteilt sie nach Verteilschlüssel und rechnet bei Mieterwechsel und Leerstand nach Mietstagen ab. Erst «Entwürfe erstellen» legt die Abrechnungen an.
3. Die Abrechnungen liegen danach als Entwurf vor. Zahlungsfrist und Bemerkung können Sie anpassen; falsche Kosten korrigieren Sie, indem Sie die Abrechnungen neu erstellen.
4. Dwello verschickt die Abrechnungen nicht selbst. Stellen Sie dem Mieter das PDF per Brief oder E-Mail zu und wählen Sie danach «Als versendet markieren». Ab diesem Tag läuft die Zahlungsfrist.

Zahlungen und Mahnungen

1. Überfällige Abrechnungen und anstehende Fristen zeigt Ihnen die «Übersicht».
2. Geht eine Zahlung ein, wählen Sie in der Abrechnung «Als bezahlt markieren».
3. Ist die Zahlungsfrist überschritten, lösen Sie mit «Mahnung senden» eine Zahlungserinnerung oder Mahnung aus. Sie geht je nach Korrespondenzkanal des Mieters per E-Mail oder als Brief.
4. Briefe erscheinen unter «Dokumente». Dort markieren Sie sie nach dem Versand als versendet.

Begriffe kurz erklärt

Abrechnungsperiode

Das Jahr, über das Sie die Nebenkosten abrechnen, zum Beispiel das Kalenderjahr oder Juli bis Juni. Das Rechnungsdatum bestimmt, in welche Abrechnungsperiode eine Rechnung fällt.

Akonto

Der monatliche Vorschuss des Mieters für die Nebenkosten. Die Nebenkostenabrechnung verrechnet ihn mit den tatsächlichen Kosten.

Nettomiete

Die monatliche Grundmiete ohne Nebenkosten, auch Mietzins genannt.

Zusatzmiete

Zusätzliche monatliche Miete, zum Beispiel für Garage, Parkplatz oder Keller.

Verteilschlüssel

Die Regel, nach der die Kosten eines Gebäudes auf die Wohnungen aufgeteilt werden, zum Beispiel nach Fläche, nach Zimmern oder gleich viel pro Wohnung.

Heizprofil

Verteilt die Heizkosten in Prozent auf die zwölf Monate. Wechselt der Mieter während der Abrechnungsperiode, teilt Dwello die Heizkosten so nach Monaten statt nach Tagen auf.

Verwaltungspauschale

Die Abgeltung Ihres Verwaltungsaufwands: ein Prozentsatz der eigenen Nebenkosten jedes Mieters. Üblich sind bis 3 %. Den Satz wählen Sie beim Erstellen der Abrechnungen.

Mietstage

Die Anzahl Tage, die ein Mietvertrag in der Abrechnungsperiode läuft. Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, bezahlt er nur den Anteil seiner Mietstage; Leerstand trägt der Vermieter.

Umlagefähig

Eine umlagefähige Rechnung fliesst in die Nebenkostenabrechnung ein, zum Beispiel Heizung, Wasser, Hauswart oder Kehricht. Ob eine Rechnung umlagefähig ist, folgt ihrer Kategorie und lässt sich pro Rechnung anpassen.

Saldo

Der Kostenanteil des Mieters samt Verwaltungspauschale minus seine geleisteten Akontobeiträge, auf 5 Rappen gerundet. Ist der Saldo positiv, zahlt der Mieter nach (Nachzahlung); ist er negativ, erhält er Geld zurück (Rückerstattung).

Zahlungsfrist

Das Datum, bis zu dem der Mieter die Abrechnung bezahlt haben muss.

Mahnung

Eine Zahlungsaufforderung, die Sie zu einer versendeten Abrechnung auslösen: zuerst eine Zahlungserinnerung, danach höchstens eine 2. und eine 3. Mahnung.

Korrespondenzkanal

Wie ein Mieter Post von Ihnen erhält: per Brief (Standard) oder per E-Mail. Für E-Mail braucht es eine E-Mail-Adresse.

Mietstatus

Zeigt, ob eine Wohnung vermietet ist: Vermietet (ein Mietvertrag läuft), Wiedervermietet (ein künftiger Mietvertrag ist abgeschlossen), Leer oder Gesperrt. Vermietet und Wiedervermietet ergeben sich aus den Mietverträgen; Leer und Gesperrt setzen Sie beim Bearbeiten der Wohnung.